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Organiser un événement durable

Votre entreprise souhaite véhiculer des valeurs de développement durable ? En incluant cette dimension dans l’organisation de vos colloques, conférences et salons, vous pourrez ainsi mettre en avant cet engagement de façon visible auprès de vos clients et fournisseurs. Voici quelques pistes pour vous aider à avancer dans votre réflexion.

Le choix du lieu
Pour rendre un événement durable, il vous faut avant tout bien choisir le lieu où vous l’organiserez pour favoriser des modes de déplacement alternatifs. La salle de conférence que vous avez choisie est-elle accessible en transports en commun ? Existe-t-il une station de vélos en libre service à proximité (type Vélib’ par exemple) ? Si votre budget vous le permet, mettez également en place un service de navettes ou de covoiturage. Incitez également les visiteurs à utiliser d’autres moyens de déplacement que la voiture en communiquant sur l’accessibilité de ce lieu dans vos plaquettes de présentation de l’événement et en instaurant, par exemple, une tarification préférentielle pour les utilisateurs de modes de déplacement alternatifs à la voiture.

Des prestataires sensibles au développement durable
Informez-vous également sur les caractéristiques du bâtiment choisi : est-il labellisé ? Comment sont gérés les déchets ? Des démarches ont-elles été engagées pour réduire la consommation d’eau ou d’électricité ? De plus en plus de lieux de conférences intègrent aujourd’hui toutes ces dimensions environnementales. De même, pour le montage de l’événement, choisissez des prestataires sensibles à cette démarche. Privilégiez des entreprises locales et favorisant l’insertion sociale et établissez avec eux une feuille de route pour éviter tous les gaspillages inutiles. Pour la restauration par exemple, choisissez un prestataire utilisant des aliments de saison, des produits locaux et issus de l’agriculture biologique ou responsable et préférez les gros conditionnements aux barquettes individuelles pour éviter le suremballage.

Une communication plus responsable
Enfin, pour communiquer autour de votre événement, favorisez les documents électroniques. Pour vos supports papier, choisissez des papiers recyclés et écolabellisés. Imprimez en recto-verso et choisissez un imprimeur Imprim’Vert qui s’engage à réduire l’impact de son activité. Par ailleurs, préférez un format standard afin de limiter les chutes de façonnage. Et évitez les papiers spéciaux (métallisés par exemple) et les pelliculages traditionnels (créés à partir de produits chimiques et empêchant le recyclage des pages concernées). Essayez également de faire une distribution raisonnée de ces documents imprimés : ne pratiquez pas de distribution massive de tracts et privilégiez l’affichage à des endroits stratégiques.

Un démontage raisonné
L’étape du démontage doit également être minutieusement suivie pour éviter les gaspillages. Essayez de récupérer un maximum d’éléments du décor, du mobilier et de signalétique qui pourront vous être utiles lors d’une prochaine manifestation. Vous pouvez également faire don de certains équipements aux associations locales, écoles ou autres organismes pouvant être intéressés. Concernant la restauration, si un grand nombre de produits n’ont pas été consommés, contactez une association caritative locale pour savoir si ceux-ci peuvent les intéresser. Par ailleurs, lors du nettoyage du site, veillez à bien organiser le tri des déchets recyclables et leur acheminement vers les filières de valorisation.
eco-jonction juin 2012

1 comment to Organiser un événement durable

  • Merci pour la pertinence de cet article.

    « Incitez également les visiteurs à utiliser d’autres moyens de déplacement que la voiture en communiquant sur l’accessibilité de ce lieu dans vos plaquettes de présentation de l’événement ».

    Au-delà de mettre ces informations sur les plaquettes, c’est une véritable stratégie de communication multicanal qui doit être mise en place. La véritable valeur des ces informations est de renforcer vos relations avec toutes vos parties prenantes qui viennent à l’événement. L’aspect écologique n’est qu’un bonus.

    La production de ce type de contenu nécessite une connaissance précise des facteurs intervenant sur la mobilité durable.

    Benoit Beroud
    Mobiped – Spécialiste des contenus « Informations pratiques – plans d’accès – Contacts »
    http://www.mobiped.com/info_pratiques_plan-d-acces.html